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Die E-Mail ist wahrscheinlich das wichtigste Kommunikationsmittel in der Geschäftswelt. Wenn wir uns an jemanden wenden, den wir nicht kennen, oder wenn wir uns ein Unternehmen kontaktieren, um Informationen anzufordern oder eine Beschwerde einzureichen, ist es ratsam, dies in Form einer formellen E-Mail zu tun. Auch wenn die Person, die wir ansprechen, eine Autoritätsposition innehat, wie z. B. Personen des öffentlichen Lebens, Lehrer oder Personen, mit denen wir Geschäfte machen wollen.

 

Neben dem Empfänger der E-Mail ist vor allem die Betreffzeile zu beachten. Sie sollte nicht ausgelassen werden und auch nicht zu lang sein. Je kürzer und präziser, desto besser.

 

Die Anrede, mit der wir die Mail beginnen und den Empfänger direkt ansprechen, sollten wir auch nicht vernachlässigen. Im Idealfall sprechen wir den Empfänger mit seinem Nachnamen an, obwohl diese Information nicht immer kennen. In diesem Fall können wir den Empfänger mit seiner Berufsbezeichnung ansprechen, z. B. "Estimado Director de Marketing". Ist uns die Person, an die wir schreiben, hingegen völlig unbekannt, können wir die Formel "A quien corresponda" oder "A quien pueda interesar" verwenden, aber nur als letztes Mittel.

Manchmal ist der Empfänger der E-Mail nicht eine einzelne Person, sondern eine Gruppe, z. B. das Personal einer Arztpraxis. In diesen Fällen können wir mit "Estimados señores" oder "Estimado equipo de ..." grüßen. Auf der anderen Seite gibt das "Muy señores míos", auch wenn es heutzutage weniger verwendet wird. Was die Begrüßung betrifft, so müssen auch andere Aspekte beachtet werden:

 

Nach der Begrüßung des Empfängers folgt die Einleitung. In vielen Fällen hängt es davon ab, ob unser Leser weiterliest oder die Nachricht in den Papierkorb wirft. Es kann eine sehr kurze Vorstellung von uns selbst sein und, falls vorhanden, von jeder Verbindung, die wir mit dem Leser haben, oder von unserem Ziel mit der E-Mail. Zum Beispiel: "Mi nombre es Laura Rodríguez, soy profesora de español y tuve la suerte de atender a uno de sus cursos/ una de sus conferencias la semana pasada.".

 

Mit einem neuen Absatz beginnen wir den Hauptteil der E-Mail, in dem wir in klarer und prägnanter Form ausführliche Informationen über unseren Zweck geben. Je weniger anfällig für Missverständnisse, desto besser. Wir können den Körper mit "Me pongo en contacto con usted porque ..." oder "Me dirijo a ustedes porque/ para/ con el fin de ...".

 

Wenn wir eine Antwort erwarten und den Empfänger ausdrücklich darauf hinweisen wollen, können wir diesen Abschnitt mit dem Zusatz "esperando su pronta respuesta" oder "quedo a la espera de su respuesta" abschließen. Wenn wir unsere Kontaktdaten hinzufügen oder Hilfe anbieten wollen, können wir etwas wie "No dude en contactarme si necesita más información. Mi número de teléfono/ dirección de correo es...".

 

Man kann auch direkt am Ende der E-Mail, nach der Schlussformel, weitere Informationen hinzufügen. Dazu fügen wir ein Postskriptum (Posdata) hinzu: "P.D: Le estaría muy agradecida si...".

 

Zum Schluss folgt eine formelle Schlussformel, wie z. B. "Atentamente/ Saludos cordiales,". In die nächste Zeile schreiben wir unseren Vor- und Nachnamen.

 

Und schließlich, wenn wir eine formelle E-Mail schreiben, sollten wir daran denken, den Empfänger immer per Sie anzusprechen. Es lohnt sich, sich nach dem Verfassen der E-Mail zwei Minuten Zeit zu nehmen, um sie noch einmal durchzulesen und nach Grammatik- und Rechtschreibfehlern zu suchen (achte darauf, den Namen des Empfängers nicht falsch zu schreiben!) sowie den Inhalt zu überprüfen.